TIME TO FOCUS ON BUSINESS AND LEISURE

Tietosuojaseloste

Rekisterin Pitäjä

Serfino Oy (jäljempänä Serfino)

Korkeavuorenkatu 35, 00130 Helsinki

info@serfino.fi Y-tunnus 3000548-6

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Tiina Lindfors, tiina@serfino.fi

Rekisterin nimi

Serfino Oy:n asiakasrekisteri.

Asiakastietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste

Asiakastietojen käsittelyn tärkein tarkoitus on tarjota asiakkaalle parasta mahdollista palvelua. Haluamme tuottaa räätälöityjä palveluita ja räätälöityä sisältöä luotettavasti ja vastuuntuntoisesti.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat

  • Asiakassuhteen hoitaminen
  • Asiakkaan tunnistaminen sekä käyttöoikeuksien hallinta
  • Asiakassuhteen ylläpitäminen, analysointi sekä asiakassuhdeviestintä
  • Tilatun palvelun toimittaminen asiakkaalle
  • Palveluiden myynti ja markkinointi, etämyynti
  • Palveluiden käytön seuranta ja analysointi
  • Henkilöstön kouluttaminen
  • Palveluiden kehittäminen, raportointi (mm tilaushistoria) sekä personointi
  • Väärinkäytösten estäminen
  • Palvelun laadun varmistaminen
  • Henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja täytäntöön panemiseksi sekä rekisteripitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
  • Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhde, asiakkaan valtuuttama toimeksianto tai suostumus, sekä tietyissä tapauksissa viranomaisen määräämän lainsäädäntöön perustuvan velvollisuuden täyttäminen. Henkilötietoja kerätään, jotta asiakkaalle voidaan tuottaa palveluita.

Rekisteröidyt

  • Henkilöt tai yritykset, joilla on asiakassuhde rekisterinpitäjään
  • Henkilöt tai yritykset, joilla on ollut asiakassuhde rekisterinpitäjään
  • Yksityiset elinkeinoharjoittajat ja yhteisöt, joilla on liittymä asiakassuhteeseen
  • Henkilöt tai yritykset, jotka ovat muodostaneet asiakassuhteen Serfinoon joko tilaamalla yrityksen palveluita, rekisteröitymällä asiakkaaksi, tilaamalla uutiskirjeen tai pyytäneet yhteydenottoa.

Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot:

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Osoitetiedot, sekä niiden koordinaatit
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Yhteyshenkilö
  • Asiakasnumero
  • IP-osoite
  • Asiakkaan tunnistamiseen liittyvät tiedot (esim salasana, selaimen tunniste ym.)
  • Asiakkaan mahdollisesti tallentamat maksuvälinetiedot
  • Suoramarkkinoitntilupa- tai kielto
  • Muut tiedot:
    • Asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämättömät terveystiedot
    • Asiakassuhteen hoitamisen joustavuuden kannalta välttämättömät muut tiedot

Laskutustiedot:

  • Laskutusosoite

Tilaustiedot:

  • Tilatut palvelut ja lisäpalvelut
  • Tilauksen ajankohta ja kesto
  • Tilauksen toistuvuus ja siihen liittyvät tiedot
  • Palvelun suoritusosoite
  • Asiakkaan mahdollisesti antamat tilauksen lisätiedot
  • Asiakkaan mahdollisesti antamat tiedot lemmikeistä ja lapsista
  • Hinnoittelutiedot
  • Maksutapatiedot
  • Tilauksen vastaanottanut palveluntuottaja
  • Palveluntuottajan jättämät, tilauksen suorittamiseen liittyvät kommentit
  • Asiakkaan antamat arviot suoritetusta palvelusta

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään rekisteröitymisen, arvontaan osallistumisen, internetpalvelun ajanvarauksen, tilauksen tekemisen sekä asiakaspalvelutilanteiden yhteydessä. Asiakkaasta kerääntyy myös tietoja palveluiden käytön yhteydessä. Tällaisia tietoja ovat muun muassa tilaukseen johtaneet sivusiirtymät

Evästeet

Serfino voi käyttää sivustollaan evästeitä (cookies) tilauspalvelun toteuttamiseksi. Evästeiden pääasiallinen käyttötarkoitus on pitää käyttäjä tunnistettuna sivulatauksien välillä. Evästeitä käytetään myös palvelun laadun ja toiminnallisuuksien kehittämiseen, analytiikkadatan keräämiseen sekä markkinointia varten.

Kehitämme myös aktiivisesti palveluamme. Jotkin kehittämisen prosessit vaativat evästeiden tallentamisen selaimeen, jotta voimme arvioida sivustollemme tehtyjen muutosten vaikutusta asiakkaisiimme. Käyttäjä voi estää kokonaan tai osittain (esimerkiksi kolmannen osapuolen evästeet) evästeiden tallentamisen koneelleen selaimen tietosuoja-asetuksista. Toimiakseen oikein, palvelu kuitenkin edellyttää ainakin käytettävän palvelun evästeiden hyväksymisen.

Rekisterin suojaus

Rekisteri on suojattu tarkoituksenmukaisin teknisin- ja hallinnollisin keinoin. Henkilötietoja käsittelevät vain Serfinon erikseen määrittämät henkilöt tai Serfinon työntekijät omassa työssään. Järjestelmään pääsy on rajattu ja rekisteri suojattu palomuurein sekä pääsyn hallinnalla.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on henkilötietolain nojalla oikeus tarkistaa maksuttomasti kerran vuodessa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin. Vapaamuotoinen pyyntö tulee lähettää kirjallisesti allekirjoitettuna yllämainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyynnössä tulee mainita tarvittavat tunnistetiedot, jotta tietojen hakeminen järjestelmästä on mahdollista. Tällaisia tietoja ovat nimi, sähköpostiosoite ja osoite. Tarvitsemme myös tiedon siitä, sallitko tietojen toimittamisen sähköpostilla. Serfino lähettää tiedot vain asiakastietoihin tallennettuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

Oikeus tiedon korjaamiseen

Asiakas voi korjata omat tietonsa itse kirjautumalla sisään palveluun ja menemällä omiin tietoihin. Muissa asioissa asiakas voi toimittaa vapaamuotoisen korjauspyynnön yllämainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyynnössä tulee mainita myös edellisessä kappaleessa mainitut tunnistetiedot.

Suostumukset ja kiellot

Asiakas voi kieltää tietojensa käyttämisen suoramarkkinointiin oman profiilinsa asetuksista. Mikäli asiakas kieltää tietojen käyttämisen suoramarkkinointiin lähetetään hänelle vain asiakassuhdeviestintää.

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille. Niitä voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppaneille huomioiden tietosuojaa koskevan lainsäädännön vaatimukset.

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n alueen tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollinen tietojen siirto EU:n alueen tai ETA-alueen ulkopuolella tapahtuu käyttäen lainmukaisia siirtoperusteita.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään, kunnes niiden säilyttämisen peruste päättyy. Sopimuksen päättymisen jälkeen säilytämme henkilötietoja yhden vuoden mahdollisten epäselvien tilanteiden varalta. Arvontojen kautta tulleita henkilötietoja säilytämme yhden vuoden.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietojen suojauksessa käytetään sekä teknisiä että työnjohdollisia keinoja. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan henkilöillä, joilla on työnsä tai toimensa puolesta perusteltu syy käsitellä tietoja. Kaikkia työntekijöitämme velvoittaa asianmukainen salassapitosopimus. Yhteistyökumppanimme, jotka käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme, ovat työntekijöineen vastaavien salassapitosopimusten velvoittamia. Kumppanien valintaan kuuluu tarkka tietosuoja-arviointi. Kolmas osapuoli sitoutuu aina sääntelyn mukaiseen turvalliseen tietojen käsittelyyn. Sovimme käsittelystä kirjallisesti kunkin yhteistyökumppanimme kanssa.

Emme luovuta palveluumme tallennettua asiakirjasisältöä tai niihin liittyviä henkilötietoja ulkopuolisille kuin lain vaatiessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Käyttöoikeushallinnan keinoin varmennetaan, että henkilötietoja voivat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. Rekisteriä ylläpidetään teknisesti suojatussa tietoverkossa. Fyysiset asiakirja- aineistot säilytetään lukitussa tilassa.